Das Büro Telefon klingelt zum ersten Mal. Sie atmen tief durch und nehmen den Hörer in die Hand. Die Art und Weise, wie Sie mit diesem Anrufer kommunizieren, könnte sich auf den Ruf Ihres Unternehmens auswirken. Und wenn Sie nicht über die nötige Erfahrung und die richtigen Nuancen bei der Beantwortung von Geschäftsanrufen verfügen, dann schaden Sie Ihrer Marke möglicherweise erheblich. Wenn Sie also ein Unternehmen gegründet haben und von einem realen oder virtuellen Büro aus arbeiten, ist es nicht schwer zu verstehen, warum ein Anrufbeantworter so vorteilhaft für Ihre Geschäftsziele ist.

Hier sind 8 positive Punkte, über die Sie nachdenken sollten, wenn Sie die Wirksamkeit eines Telefonsekretariat für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen:

Ihr Unternehmen wird Professionalität und Glaubwürdigkeit ausstrahlen

Wenn Sie versuchen, einen professionellen Dienst zu betreiben, ist es das Letzte, was Sie wollen, dass jemand Ihre eingehenden Anrufe auf unhöfliche, falsch informierte und/oder umgangssprachliche Weise beantwortet. Um die vollständige Kontrolle über die Beantwortung Ihrer eingehenden Anrufe zu erhalten, empfiehlt sich daher der Einsatz eines Telefonsekretariat mit einer virtuellen Rezeptionistin.

Selbst wenn Sie einen internen Empfangsmitarbeiter einstellen (Achtung: es entstehen erhebliche Kosten), haben Sie nicht die volle Kontrolle über die Art und Weise, wie er/sie Ihre Geschäftsanrufe beantwortet. Wenn Ihr/e Empfangsmitarbeiter/in einen “schlechten Tag” hat oder mit einer schwierigen Situation konfrontiert wird, verlassen Sie sich auf seine/ihre Fähigkeit, einen Service zu liefern, den Sie für “korrekt” halten. Bei einem Anrufbeantwortungsdienst steht die Konsistenz der Anrufbeantwortung außer Frage.

Einem Forbes-Artikel zufolge gaben 92 % von 1 000 Verbrauchern, die in einer Studie über Kundenerfahrungen befragt wurden, an, dass sie nach drei oder weniger schlechten Erfahrungen mit dem Kundendienst nicht mehr bei einem Unternehmen kaufen würden, während 26 % der Befragten schon nach einer einzigen schlechten Erfahrung aufhören würden. Der Kundenservice Ihres Unternehmens kann also tatsächlich über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Marke entscheiden.

Darüber hinaus können Ihre Kunden mit automatisierten Menüs in einem Anrufbeantworter genau dorthin gelangen, wo sie die entsprechende Hilfe von Ihren Teammitgliedern benötigen. Eine solche Vielfalt an Menüoptionen strahlt einen etablierten Status aus – als ob Sie schon seit vielen Jahren im Geschäft wären.

Erleben Sie Kosteneinsparungen mit einem Telefonsekretariat 

 Einer der wichtigsten Vorteile eines Telefonsekretariat ist, dass er im Vergleich zu einem Live-Anrufbeantworter weitaus weniger kostet und Sie im Vergleich zur Einstellung einer Empfangsdame Geld sparen können.

Die Kosten für die Suche, Einstellung und anschließende Schulung eines neuen Mitarbeiters könnten Sie ca. 20-30.000€ für dessen Gehalt kosten – nicht zu vergessen die Lohnsteuer, Sozialleistungen, Prämien, Urlaubstage, Krankheitstage oder Arbeitsunfallversicherung. Außerdem wird von einer Empfangsdame nicht erwartet, dass sie 24 Stunden am Tag an ihrem Schreibtisch sitzt. Daher müssen Sie möglicherweise für ein Back-up-Plan bezahlen, wenn Ihre Rezeptionistin abwesend ist. Und vergessen Sie nicht die zusätzlichen Kosten für mögliche Geburtstagsgeschenke oder Firmenpräsente!

Ein wettbewerbsfähiger und umfassender Anrufbeantwortungsdienst mit dem richtigen Unternehmen spart Ihnen viel Geld – Geld, das Sie für andere Bereiche Ihres Unternehmens ausgeben können.

Verringern Sie die Wartezeit der Anrufer

 Anrufer können ziemlich frustriert sein, wenn sie warten müssen, bis sie den gewünschten Empfänger erreichen. Mit einem Telefonsekretariat müssen Ihre Kunden jedoch nicht warten. Die Anrufer können sofort die Sachlage schildern und mitteilen, wen sie kontaktieren möchten, und anschließend eine Nachricht für einen Rückruf hinterlassen.

Unser Telefonsekretariat für Unternehmen sind immer aktiv

Wenn Ihr Büro aus Gründen wie Pandemien, Wetterkatastrophen oder Stromausfällen geschlossen werden muss, funktioniert ein Telefonsekretariat weiter. Selbst bei “unerwarteten Ereignissen” bleibt Ihr Unternehmen in der Wahrnehmung der Anrufer “geschäftsfähig”, und Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass Sie einen Anruf verpassen.

Sie brauchen keine zusätzliche Ausrüstung

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Live-Telefondienst benötigt ein Telefonsekretariat für Unternehmen keine zusätzliche Ausrüstung. Ihre vorhandenen Telefonleitungen reichen aus, so dass Sie den bald archaischen, klobigen Anrufbeantworter loswerden, Ihre aktuelle Telefonnummer behalten und Ihrem Unternehmen Geld sparen können. Alternativ können Sie sich auch für eine andere lokale oder nationale Nummer entscheiden, je nachdem, welche Art von Branding Sie für Ihr Unternehmen anstreben.

Branchenspezifische Dienstleistung

Telefonsekretariat sind nicht universell. Es ist Branchen üblich für jedes Unternehmen individuelle Verfahren zu entwickeln, die die Informationen der anrufenden Kunden bestmöglich auffangen. Sie Betreibe eine Arztpraxis und die Terminplanung überfordert Sie und kostet Zeit? Kein Problem ihr Telefonsekretariat übernimmt. Sie haben ein plötzlich steigendes Anruferaufkommen und kommen schlicht nicht mehr gegen an? Ihr Telefonsekretariat übernimmt und nimmt die Daten der Kunden auf.

Führen Sie eine Liste der Anrufe

Alle eingehenden Anrufe werden protokolliert, so dass Sie den Anrufverkehr in Ihrem Unternehmen leicht überwachen und analysieren können.

Mit einem Telefonsekretariat für Unternehmen können Sie:

  • feststellen, wie viele eingehende Anrufe an den Vertrieb weitergeleitet werden
  • die am häufigsten gestellten Fragen einsehen
  • Sprachaufzeichnungen und Transkriptionen abrufen
  • Sprachaufzeichnungen zu Schulungszwecken einrichten

Denken Sie daran…

Ein Telefonsekretariat bietet viele Vorteile, insbesondere für kleinere Unternehmen, die Zeit und Geld sparen wollen. Mit einem Telefonsekretariat können Sie Ihren Kunden einen erstklassigen Service bieten und gleichzeitig Ihr Unternehmen aktiv und produktiv halten.